Πώς μπορώ να γίνω πιο παραγαγωγικός στη δουλειά μου;

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον η διαχείριση του χρόνου μας είναι πολύ σημαντική. Εφαρμόζοντας έξυπνες πρακτικές μπορούμε να γίνουμε πιο παραγωγικοί και αποτελεσματικοί, αλλά και να εξοικονομήσουμε περισσότερο προσωπικό χρόνο.

1. Καταγράψτε τις εργασίες σας.

Προσπαθήστε να καταγράψετε τις εργασίες που έχετε να κάνετε και προγραμματίστε τις με τη βοήθεια ενός ημερολογίου ανάλογα με την σημαντικότητα και την προτεραιότητα τους. Λάβετε υπόψη σας προθεσμίες, καθώς και τον χρόνο που απαιτεί η ολοκλήρωση μιας εργασίας και αφήστε πάντα ένα περιθώριο χρόνου για παν ενδεχόμενο! Σπάνια όλα πάνε βάση προγράμματος και πρέπει να είμαστε προετοιμασμένοι γι' αυτό!

Tip! Υπάρχουν πολλά εργαλεία ημερολογίου που μπορούν να σας βοηθήσουν στην καταγραφή και προγραμματισμό των εργασιών σας, όπως το Outlook Calendar και πολλά άλλα.

2. Μην ανοίγετε πολλά "μέτωπα"...

Όλα είναι σημαντικά και όλα είναι προτεραιότητα. Ναι, είναι αλήθεια ότι καθημερινά καλούμαστε να χειριστούμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, ωστόσο όταν έχουμε πολλά "μέτωπα" ανοιχτά, δυστυχώς τίποτα δεν έχει την απόλυτη προσοχή μας και φυσικά τίποτα δεν ολοκληρώνεται... Ολοκληρώστε μια εργασία πριν κάνετε την επόμενη ή αν απαιτεί περισσότερο χρόνο, φροντίστε να τελειώσετε ένα κομμάτι της.

Tip! Καταγράψτε την πρόοδο της εργασίας σας. Σημειώστε τι έχετε ολοκληρώσει και ενημερώστε το ημερολόγιό σας για τυχόν εκκρεμότητες.

3. "Μην αναβάλλεις για αύριο ότι μπορείς να κάνεις σήμερα!"

Η αναβολή μιας εργασίας, εκτός αν είναι αναπόφευκτη, είναι κακή πρακτική στη διαχείριση του χρόνου σας και κυρίως του εργασιακού. Δυστυχώς η αναβολή δεν σημαίνει ποτέ ακύρωση της εργασίας. Συνεπώς, το πιο πιθανό είναι ότι τελικά θα γίνει εκτός προγράμματος, υπό πίεση και με ίσως όχι με το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Tip! Αν χρειαστεί να αναβάλλετε μια εργασία προγραμματίστε αμέσως την ημέρα που θα την κάνετε, διαφορετικά μπορεί να ξεχαστεί!

4. Κρατήστε σημειώσεις

'Εχοντας να διαχειριστείτε τόσα πολλά και διαφορετικά θέματα μέσα στη μέρα σας, είναι σχεδόν αδύνατο να θυμόσαστε τόσες πληροφορίες αργότερα. Κρατήστε σημειώσεις για πράγμστα που έχετε κάνει, γι' αυτά που σας έχουν ζητηθεί ή ακόμη και για κάποια ιδέα που σκεφτήκατε κάνοντας το διάλλειμμά σας.

Tip! Μην παραλείψετε να έχετε πάντα ένα σημειωματάριο μαζί σας σε εταιρικές συναντήσεις ή σε συναντήσεις με πελάτες σας! Σίγουρα θα συλλέξετε πληροφορίες που δεν θα θέλατε να μην θυμόσαστε την επόμενη ημέρα!

5. Team work

Η ομαδική δουλειά φέρνει πάντα, ή σχεδόν πάντα, καλύτερα αποτελέσματα. Αναθέστε στους υφισταμένους σας εργασίες που θα μπορούσαν να διευκολύνουν την πρόοδο των εργασιών σας ή ζητήστε από κάποιο συνάδελφο να σας βοηθήσει. 

Tip! Εμπιστευθείτε τα στελέχη της ομάδας σας και μην είστε συγκεντρωτικοί. Χρησιμοποιήστε τις δεξιότητες τους, ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα και θα έχετε εξαιρετικά αποτελέσματα τόσο σε σχέση με την ποιότητα όσο και με το χρόνο υλοποίησης της εργασίας.

6. Διατηρήστε τη συγκέντρωσή σας

Προσπαθήστε να μην αποσπάτε την προσοχή σας. Ίσως να είναι αδύνατον να μην απαντήσετε σε κάποια τηλεφωνήματα, αλλά όταν είναι απαραίτητο μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις επιλογές που παρέχει το κινητό σας, ώστε να μην διακόπτετε την εργασία σας και να μην χάνετε τις κλήσεις σας. Καλέστε τους μόλις ολοκληρώσετε την εργασίας σας. 

Tip! Μην ξεχνάτε να προγραμματίζετε τα διαλλείμματά σας! Οι συχνές και απρογραμμάτιστες διακοπές της εργασίας σας σας αποσπούν την προσοχή, ενώ σας δυσκολεύουν να επανέλθετε στη ροή των σκέψεών σας.